7.1　数据验证规则的应用

在表格中，可以对一些指定单元格设置带录入数据的要求，这样可以让填写表格的用户能准确地按照要求录入相应的数据。

本节将通过设置“出差费用报销表”表格为例，讲解为表格添加数据验证的相关操作。

\素材\第7章\出差费用报销表.xlsx

\效果\第7章\出差费用报销表.xlsx

【实例7.1】管理出差费用报销表　　【财务】

财务部的小何，在最近收到的出差费用报销表中，发现有很多同事没有按照规定的要求进行填写，非常随意，从而导致工作上的不便和工作效率的下降，因此小何将出差费用报销表进行了特定的设置，使数据的录入更加规范。图7-1所示为设置后的出差费用报销表效果。

7.1.1　设置数据录入选项

在一些报销表或单中，一些数据是指定的，用户必须这样填写，否则就是错误的，如本例中出差所选的交通工具，对于这些特定的数据单元格，可以为其设置数据录入选项，来避免录入错误或不规范，其具体操作如下。

【思路分析】

Step 01　打开工作簿后，选择G4：G13单元格区域，单击“数据”选项卡中的“数据验证”按钮，如图7-2所示。

Step 02　打开“数据验证”对话框，单击“允许”下拉列表按钮，选择“序列”选项，如图7-3所示。

Step 03　在激活的“来源”文本框输入提供的下拉序列选项“汽车，火车，飞机，轮船”，单击“确定”按钮，如图7-4所示。

Step 04　返回工作表中，选择G4：G13单元格区域中任意单元格，单击其右侧激活的下拉按钮，即可查看到设置的序列选项，如图7-5所示。

7.1.2　添加数据录入提示信息

在表格中设置相应的数据验证规则后，其他人也许并不知道，这时可为其添加提示说明信息，来让用户知道这些单元格中哪些数据可以录入，哪些数据不能被接受，以及录入数据的方式等信息，避免出现一头雾水，而反复输入错误数据。

下面在出差费用报销表中为已提供下拉交通工具选项的数据验证添加提示信息，其具体操作如下。

【思路分析】

Step 01　选择G4：G13单元格区域，单击“数据”选项卡中的“数据验证”按钮，如图7-6所示。

Step 02　打开“数据验证”对话框，单击“输入信息”选项卡，分别在“标题”和“输入信息”文本框中输入提示标题和相应的说明文字，单击“确定”按钮，如图7-7所示。

Step 03　返回工作表中，选择G4：G13单元格区域中的任意单元格，系统即可自动弹出浮动提示框，如图7-8所示。

提示：暂时隐藏提示信息

用户要将单元格中的数据提示信息暂时隐藏起来，可在“数据验证”对话框的“输入信息”选项卡中，取消选中“选定单元格时显示输入信息”复选框，最后单击“确定”按钮即可。

7.1.3　添加数据录入错误警告

在表格中设置数据验证后，系统会为其自动生成一个警告信息，当用户输入非法数据时，就会自动打开，但它只能提示一个错误的信息，是泛泛而谈，当然用户可手动自定义警告信息，如在本例中自定义输入错误要求用户重新输入正确数据警告为例，其具体操作如下。

【思路分析】

Step 01　选择G4：G13单元格区域，单击“数据”选项卡中的“数据验证”按钮，如图7-9所示。

Step 02　打开“数据验证”对话框，单击“出错警告”选项卡，单击“样式”下拉按钮，选择“警告”选项，如图7-10所示。

Step 03　分别在“标题”和“错误信息”文本框中输入警告标题和说明文字，单击“确定”按钮，如图7-11所示。

Step 04　返回工作表中，在G3单元格中输入非法数据“软卧”，按【Enter】键，系统将打开自定义错误信息的警告对话框，如图7-12所示。

对于一些有特殊要求的表格，如具有查询信息的表格中，当用户录入错误数据后，系统就会自动停止工作并关闭当前工作簿，以保护工作簿数据的安全。

相关链接　当用户录入非法数据时，系统自动停止工作

要让工作簿自动停止工作，当用户录入非法数据后，只需将数据验证的错误警告样式设置为“停止”即可，其操作为：在“出错警告”选项卡中单击“样式”下拉按钮，选择“停止”选项，单击“确定”按钮完成设置，如图7-13所示。

返回工作表中，在目标单元格中输入非法数据，按【Enter】键后，系统将会自动打开提示对话框提醒用户输入的是被限定的数据，要求用户重新输入或取消输入操作。

7.1.4　限制数据录入的长度

在表格中，对于备注、说明及简介等信息，都是一些说明性的文本，对于这些文本，需要求用户在填写描述时尽量简单明确，不能太冗长、随意。如本例中的出差备注列信息一样，可以为其添加字符长度限制的规则，具体操作如下。

【思路分析】

Step 01　选择K4：K13单元格区域，单击“数据”选项卡中的“数据验证”按钮，如图7-14所示。

Step 02　打开“数据验证”对话框，单击“允许”下拉按钮，选择“文本长度”选项，如图7-15所示。

Step 03　在激活的“最小值”和“最大值”文本框中输入字符最小值和最大值，这里输入“1”和“100”，单击“确定”按钮，如图7-16所示。

提示：删除设置的数据验证

当不需要表格中设置的数据验证时，可将其删除，而用户只需在“数据验证”对话框中单击“全部清除”按钮，最后单击“确定”按钮确认即可（当用户要删除指定单元格的数据验证功能，只需事先选择相应的单元格或单元格区域，再进行清除操作）。

在表格中设置了数据验证及相应的提示和警告信息后，系统有时不会因用户在表格中录入非法数据而打开错误警告对话框，且错误数据实现正常录入，这是因为设置验证的单元格区域中允许空值的合法性在作怪。

相关链接　解决非法数据正常录入且不打开错误警告对话框的问题

要让系统自动把好数据限制的关卡，就要让所有的错误数据不能正常录入，且及时打开警告对话框，使数据验证功能具有存在的实际意义，这时用户只需选择相应的目标单元格后，单击“数据验证”按钮，打开“数据验证”对话框，在“设置”选项卡中取消选中“忽略空值”复选框，最后单击“确定”按钮确认即可，如图7-17所示。