【案例引导】 制作员工手册

员工手册是公司制度最常见的体现形式，下面将制作一份员工手册，包括员工手册的封面、目录及正文等信息，通过本案例的学习，读者可以了解长文档制作的相关知识。

设置和应用段落样式

段落样式是段落中字体样式、段落格式，以及边框和底纹效果等一系列设置的组合，设置了段落样式后，只需对段落应用该段落样式，即可快速完成相应的字体及段落设置，从而可以节省大量重复性的工作。

步骤1 打开文档

打开“员工手册-素材．docx”素材文件，该文档中已经录入了员工手册的文本内容，但还没有设置任何格式。

步骤2 打开样式窗格

01 在“开始”选项卡中单击“新样式”按钮右下方的功能扩展按钮，打开“样式和格式”窗格。

02 在“样式和格式”窗格中单击“新样式”按钮。

步骤3 新建样式

01 弹出“修改样式”对话框，在“名称”文本框中输入“正文内容”。

02 在“格式”栏中设置文本字体为“宋体”，字号为“五号”。

步骤4 执行功能命令

01 在“修改样式”对话框中单击下方的“格式”按钮。

02 在弹出的菜单中选择“段落”命令。

步骤5 设置正文段落格式

01 弹出“段落”对话框，设置“特殊格式”为“首行缩进”。

02 设置“行距”为“多倍行距”。

步骤6 新建完成

返回“修改样式”对话框，单击“确定”按钮退出，在“样式和格式”窗格中可以看到新建的“正文内容”样式。

步骤7 应用样式

01 按下“Ctrl+A”组合键选中所有文本。

02 单击“样式和格式”窗格中的“正文内容”样式，将所有文本应用该样式。

步骤8 修改标题样式

01 在“样式和格式”窗格中单击“标题1”样式右侧的下拉按钮。

02 在弹出的下拉列表中选择“修改”命令。

步骤9 设置标题样式

01 弹出“修改样式”对话框，在“格式”栏设置字体为“黑体”，字号为“小二”。

02 单击下方的“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“段落”命令。

步骤10 设置标题段落格式

01 弹出“段落”对话框，设置“对齐方式”为“居中对齐”。

02 在“间距”栏设置“段前”和“段后”各为“13磅”。

03 单击“确定”按钮。

步骤11 应用标题样式

01 将光标定位到“序言”标题行中。

02 单击样式列表中的“标题1”应用该样式。

步骤12 继续应用标题样式

将光标定位到“一、考勤管理规定”标题行中，单击“标题1”应用样式。使用同样的方法对其他节标题应用“标题1”样式。

提示

如果对标题或正文的字体或段落格式不满意，可以单击对应样式右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“修改”命令进行修改，修改完成后，应用该样式的段落会自动应用修改后的样式。

步骤13 查看文档结构图

为文档中的标题内容应用了标题样式后，可以在“视图”选项卡中单击“文档结构图”按钮打开“文档结构图”窗格，在其中可以查看文档标题结构。在文档结构图中单击某个标题名称，可以快速跳转到该部分内容。

添加文档封面

通常对于长文档都会制作一个封面，以达到专业和美观的效果，文档封面可以自行设计，也可以使用程序内置的封面，下面介绍使用内置封面的方法。

步骤1 选择封面

01 将光标定位到文档开头。切换到“章节”选项卡，单击“封面页”下拉按钮。

02 在打开的下拉列表中选择一种封面样式。

步骤2 修改封面文字

所选封面将插入到文档首页，删除封面中原有的占位符文字，输入需要的封面文字即可。

制作文档目录

文档正文制作完成后，可以为文档制作一个目录，以方便文档的翻阅。对于应用了“标题”样式的段落，文档可以将其作为目录提取出来，下面介绍提取目录的方法。

步骤1 插入页码

01 切换到“插入”选项卡，单击“页码”下拉按钮。

02 在弹出的下拉列表中选择页码位置，这里选择“页脚中间”命令。

步骤2 退出页码编辑

此时页码将被插入到文档页脚中部区域，双击文档正文编辑区域退出页码编辑。

步骤3 插入空白页

将光标定位到文档第2页开头（封面为第1页），切换到“插入”选项卡，单击“空白页”按钮插入一空白页面作为目录页。

步骤4 插入目录

01 将光标定位到新插入的空白页中，切换到“引用”选项卡，单击“目录”下拉按钮。

02 在打开的下拉列表中选择一种目录样式。

步骤5 最终效果

目录将被插入到空白页中，为“目录”标题文本设置合适的字体和字号，文档制作便完成了。